Última actualización: 30 de agosto de 2026
En cumplimiento del artículo 10 de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI-CE), se hacen constar los datos identificativos del titular de este sitio:
| Titular | Gaia Futura, S.L. |
|---|---|
| CIF | B-01903079 |
| Domicilio social | Av. Rey Juan Carlos I, 79 — 28916 Leganés (Madrid) |
| Datos registrales | Registro Mercantil, tomo, folio y hoja pendientes |
| Teléfono | +34 619 81 20 75 |
| Correo electrónico | oficina@gaiafutura.es |
| Actividad | Transporte de mercancías por carretera y desarrollo de la aplicación de gestión BENEDIC |
El acceso a la plataforma BENEDIC está restringido a usuarios autorizados mediante credenciales nominativas. El uso de credenciales ajenas, el acceso no autorizado y cualquier intento de eludir los controles de acceso están prohibidos y pueden ser constitutivos de delito conforme al artículo 197 bis del Código Penal.
Las credenciales son personales e intransferibles. Cada usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de las operaciones realizadas con su cuenta.
El código, el diseño y la documentación de BENEDIC son titularidad de Gaia Futura, S.L. Los datos que cada empresa suscriptora introduce en la plataforma son de su exclusiva titularidad; Gaia Futura no adquiere ningún derecho sobre ellos.
Gaia Futura mantiene la plataforma con la diligencia debida, pero no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio ni la ausencia de errores. Los cálculos que la aplicación ofrece —de costes, márgenes, nóminas, dietas o fiscalidad— son una ayuda a la decisión, no un asesoramiento profesional, y no sustituyen la revisión por la gestoría o el asesor correspondiente. La empresa usuaria es responsable de validar la información antes de utilizarla frente a terceros o ante la Administración.
Esta relación se rige por la legislación española. Para cualquier controversia, y salvo que una norma imperativa disponga otro fuero, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Madrid, correspondientes al domicilio social de Gaia Futura, S.L.
Esta sección se refiere a los datos que Gaia Futura trata por cuenta propia: los de quien visita la web pública o envía una solicitud de transporte. El tratamiento de los datos que las empresas suscriptoras introducen en la plataforma se explica en el apartado 3.
| Responsable | Gaia Futura, S.L. — B-01903079 — oficina@gaiafutura.es |
|---|---|
| Datos tratados | Nombre, empresa, teléfono, correo electrónico y el contenido del mensaje o de la solicitud de transporte. Dirección IP y fecha, con la única finalidad de limitar el número de envíos y contener el abuso del formulario. |
| Finalidad | Atender la solicitud y, en su caso, elaborar y remitir un presupuesto. |
| Base jurídica | Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD). Para la limitación de envíos, el interés legítimo en la seguridad del formulario (art. 6.1.f). |
| Conservación | Mientras dure la relación comercial y, después, durante los plazos de prescripción legal. Los registros técnicos de limitación de envíos se eliminan al vencer su ventana temporal. |
| Destinatarios | LucusHost, proveedor de alojamiento y de correo, como encargado de tratamiento, con servidores en España. No se ceden datos a terceros ni se realizan transferencias internacionales. |
| Decisiones automatizadas | No se toman decisiones automatizadas ni se elaboran perfiles. |
Quién responde de qué. Cuando una empresa contrata BENEDIC, esa empresa es la responsable del tratamiento de los datos que introduce —de su plantilla, de sus clientes y de sus proveedores— y decide para qué se usan. Gaia Futura es encargada del tratamiento: aloja y mantiene la aplicación, y solo trata esos datos siguiendo instrucciones de la empresa. Las condiciones de ese encargo están en el apartado 7.
Esta lista sale de lo que la aplicación guarda de verdad, no de un modelo general:
| Categoría | Datos concretos | De quién |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre y apellidos, NIF/NIE, teléfono, correo electrónico | Plantilla, clientes, proveedores |
| Datos laborales | Categoría, tipo de contrato, fechas de alta y baja, salario bruto, coste de empresa, IRPF, cotización, dietas y nóminas | Plantilla |
| Datos bancarios | IBAN para el pago de nóminas y de facturas | Plantilla, proveedores |
| Jornada | Registro horario diario de entrada y salida, jornadas, descansos, vacaciones y ausencias | Toda la plantilla |
| Salud | Situación de incapacidad temporal por enfermedad común o accidente de trabajo, y sus fechas. Sin diagnóstico: solo la situación y su duración | Plantilla |
| Localización | Coordenadas del dispositivo en el momento en que el conductor registra un hecho concreto | Conductores |
| Conducción | Datos de tacógrafo: tiempos de conducción, descanso y disponibilidad | Conductores |
| Documentos | Fotografías de albaranes e incidencias, cartas de porte (CMR), firmas de entrega | Conductores, clientes |
Sobre la localización, con precisión. La aplicación no realiza seguimiento continuo de los conductores. No hay rastreo en segundo plano ni histórico de recorrido. La posición se toma únicamente en el instante en que el conductor ejecuta una acción concreta —marcar una carga o una descarga, subir la foto de un albarán, anotar una incidencia o fichar—, para dejar constancia de dónde ocurrió ese hecho. Si el conductor deniega el permiso de ubicación en su dispositivo, la acción se registra igualmente sin coordenadas.
| Dato | Plazo | Norma |
|---|---|---|
| Registro diario de jornada | 4 años | RD-ley 8/2019, disp. adicional |
| Documentación laboral y de cotización | 4 años | LGSS, art. 21 |
| Facturación y contabilidad | 4 años (6 años mercantil) | LGT art. 66 · C. de Comercio art. 30 |
| Registros de facturación Veri*factu | 4 años | RD 1007/2023 |
| Cartas de porte (CMR) | Mientras dure la responsabilidad contractual | Ley 15/2009 |
| Registro de accesos y direcciones IP del portal documental | 1 año, con purga automática | Minimización, art. 5.1.e RGPD |
Las medidas técnicas no son una declaración de intenciones; están implementadas y se comprueban con una batería de pruebas automáticas en cada cambio:
BENEDIC no utiliza cookies publicitarias, analíticas ni de terceros. No hay perfilado, ni medición de audiencia, ni píxeles de seguimiento.
Se emplean únicamente dos elementos, ambos estrictamente necesarios para que la aplicación funcione:
| Elemento | Para qué | Duración |
|---|---|---|
BENEDIC_SID (cookie) | Mantener la sesión iniciada. Sin ella habría que introducir la contraseña en cada pantalla. | Hasta cerrar sesión o caducar |
| Almacenamiento local del navegador | Recordar preferencias de la propia pantalla (periodo consultado, secciones plegadas) y guardar una copia de seguridad del trabajo en curso frente a un cierre inesperado. No sale del dispositivo. | Hasta que se borren los datos del navegador |
Por tratarse exclusivamente de elementos necesarios para prestar un servicio solicitado expresamente por el usuario, están exentos del deber de consentimiento previo conforme al artículo 22.2, párrafo segundo, de la LSSI-CE, y por eso esta web no muestra un aviso de cookies. Esta información se publica para que conste, no porque se requiera consentimiento.
La aplicación se sirve íntegramente desde su propio servidor: tipografías, bibliotecas y recursos son locales, y no hay redes de distribución de contenido, analítica ni publicidad.
Con una excepción, que conviene conocer: las funciones de mapa y cálculo de rutas consultan servicios públicos de OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org para las imágenes del mapa, nominatim.openstreetmap.org para localizar un nombre de población y router.project-osrm.org para calcular la distancia por carretera).
Al usar esas funciones, el navegador del usuario envía a esos servicios la población o las coordenadas consultadas y su dirección IP. No se les envía ningún dato de clientes, de la plantilla ni de los servicios: ni nombres, ni matrículas, ni importes.
Son servicios operados por la Fundación OpenStreetMap, con sede en el Reino Unido. Si su empresa prefiere que no se realice ninguna consulta externa, puede solicitar la desactivación de las funciones de mapa y ruta escribiendo a oficina@gaiafutura.es; el resto de la aplicación funciona sin ellas.
Puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación o supresión, la limitación u oposición al tratamiento, y la portabilidad.
A quién dirigirse. Si es usted trabajador, cliente o proveedor de una empresa que utiliza BENEDIC, el responsable de sus datos es esa empresa, no Gaia Futura: diríjase a ella. Gaia Futura, como encargada, trasladará a la empresa cualquier solicitud que reciba y le informará de a quién debe dirigirse.
Si su relación es directamente con Gaia Futura —por haber enviado una solicitud de transporte o ser empresa suscriptora—, escriba a oficina@gaiafutura.es indicando el derecho que desea ejercer y acompañando copia de un documento que acredite su identidad.
La solicitud se atiende en el plazo máximo de un mes. Si considera que su solicitud no ha sido atendida correctamente, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid — www.aepd.es), sin perjuicio de acudir previamente a los contactos indicados.
Estas condiciones regulan el tratamiento que Gaia Futura, S.L. (encargada) realiza por cuenta de cada empresa suscriptora (responsable). Forman parte del contrato de suscripción y son exigibles por el artículo 28.3 del RGPD.
Este documento hay que firmarlo. El artículo 28.3 exige un contrato o acto jurídico vinculante por escrito entre responsable y encargado. Publicarlo aquí lo hace transparente, pero no lo sustituye: cada empresa suscriptora debe tenerlo firmado.
Alojamiento, mantenimiento y soporte de la plataforma BENEDIC. Duración: la de la suscripción. Naturaleza y fin: las operaciones necesarias para prestar el servicio de gestión de transporte contratado.
Los descritos en el apartado 3 de este documento, incluidos datos de salud (situación de incapacidad temporal), que son categoría especial del artículo 9 RGPD. Interesados: plantilla del responsable, clientes, proveedores y contactos.
Gaia Futura cuenta con la autorización general del responsable para recurrir a los siguientes subencargados, e informará de cualquier alta o sustitución con antelación suficiente para que el responsable pueda oponerse:
| Subencargado | Servicio | Ubicación |
|---|---|---|
| LucusHost (lucushost.com) | Alojamiento del servidor y de las copias de seguridad, y servidor de correo para el envío de notificaciones y documentos | Lugo, España — Unión Europea |
Es el único subencargado. Los servidores están en España, de modo que los datos no salen del Espacio Económico Europeo y no hace falta amparar ninguna transferencia internacional en las garantías del capítulo V del RGPD.
Los servicios de mapa citados en el apartado 5 no son subencargados: no reciben datos personales tratados por cuenta del responsable, sino consultas geográficas realizadas directamente por el navegador del usuario.
Al finalizar la suscripción, y a elección del responsable, Gaia Futura le devolverá los datos en formato estructurado y de uso común o los suprimirá, incluidas las copias de seguridad, salvo que una norma exija conservarlos. La supresión se certificará por escrito si el responsable lo solicita.
No se realizan transferencias internacionales de datos. Si en el futuro fueran necesarias, se comunicarán previamente al responsable y se ampararán en alguna de las garantías del capítulo V del RGPD.
Para qué sirve esto. Si su empresa usa BENEDIC, la ley le obliga a informar a su plantilla de varias cosas antes de empezar a tratar sus datos. Este es el texto que puede entregar a cada trabajador, con acuse de recibo. Adáptelo a su realidad: es un punto de partida, no un documento cerrado.
[Nombre de la empresa], con CIF [·], le informa de que trata sus datos personales a través de la aplicación de gestión BENEDIC, en los siguientes términos:
Además de informar: el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y el artículo 90 de la LOPDGDD exigen informar previamente y de forma expresa a los trabajadores y a su representación legal sobre las medidas de control. Conserve el acuse de recibo firmado. Si hay representación legal de los trabajadores, negocie o informe según proceda antes de implantar la geolocalización.
Toda empresa que trate datos de salud —y una empresa de transporte que gestiona bajas lo hace— está obligada a llevar este registro, con independencia de su tamaño. Este es el contenido mínimo aplicado al uso de BENEDIC; complételo con sus otros tratamientos (videovigilancia, selección de personal, marketing…).
| Tratamiento | Finalidad | Base jurídica | Interesados | Conservación |
|---|---|---|---|---|
| Gestión de personal | Contratación, nóminas, cotización | Contrato · obligación legal | Plantilla | 4 años tras la baja |
| Registro de jornada | Control horario obligatorio | Obligación legal (ET 34.9) | Plantilla | 4 años |
| Incapacidad temporal | Nómina y cotización durante la baja | Arts. 9.2.b y 9.2.h RGPD | Plantilla | 4 años |
| Ejecución del transporte | Planificación, prueba de entrega, CMR | Contrato · interés legítimo | Conductores, clientes | Duración de la responsabilidad contractual |
| Localización puntual | Acreditar dónde ocurrió un hecho del servicio | Interés legítimo (ET 20.3 · LOPDGDD 90) | Conductores | Junto al servicio |
| Facturación y contabilidad | Obligaciones fiscales y mercantiles | Obligación legal | Clientes, proveedores | 4 años fiscal / 6 mercantil |
| Portal documental | Entrega de documentos a clientes | Contrato | Clientes | 1 año, con purga automática |